Traslocare, lo sappiamo, è un’esperienza che può rivelarsi stressante sotto diversi punti di vista. Chi ha effettuato almeno un trasloco nella vita sa benissimo quali sono le ansie e le preoccupazioni legate al cambio di luogo. Tempo, organizzazione, divisione dei ruoli: sono tutti fattori da prendere in considerazione, prima di iniziare il lavoro vero e proprio.
Che si tratti di una casa o, peggio ancora, di un ufficio, trovarsi impreparati al momento del trasloco ne compromette la buona riuscita e può portare a dei ritardi nell’operatività della propria azienda o ufficio commerciale. Per questo, affidarsi ad un’impresa specializzata in traslochi può rivelarsi un’ottima idea per risparmiare ansie e problemi non di poco conto.
Trasloco ufficio: cosa fare, quindi? Sia che tu abbia in mente di rivolgerti a dei professionisti oppure che tu punti al fai-da-te, ecco alcuni consigli da parte de La Margherita per organizzare al meglio il tuo trasloco.
Trasloco ufficio: cosa fare?
Il trasloco di ufficio richiede sicuramente tempo e per far sì che tutto vada per il meglio è importante fermarsi inizialmente per definire dettagliatamente l’organizzazione di tutta l’operazione.
Per questo diventa infatti necessario studiare e pianificare ogni aspetto con attenzione e cura:
- scrivi una lista delle cose da fare: ti aiuterà a tenere tutto sotto controllo durante i momenti più caotici;
- studia in anticipo la nuova sede: è importante ottimizzare lo spazio fin da subito. Questo significa predisporre postazioni e mobilia non solo in funzione della metratura, ma anche delle prese di corrente ed illuminazione;
- pianifica una data del trasloco: compatibilmente con il tipo di organizzazione e verificando che il nuovo spazio sia già pronto ad accogliere le attività dell’ufficio (spazi organizzati, allacci ed utenze attive) è un buon consiglio far coincidere questo momento con il weekend, in modo da non intralciare l’operatività settimanale.
Dopodiché è tempo di occuparsi delle questioni burocratiche ed entrare nel vivo dell’organizzazione.
Trasloco di ufficio: la gestione della burocrazia
La parola burocrazia spesso fa paura, tuttavia affrontarla fin da subito in vista del trasloco ci aiuta ad evitare tante noiose seccature in futuro. Questo implica, nello specifico:
- recarsi presso gli enti di competenza per dichiarare l’insediamento dell’azienda in una nuova sede. Un passaggio fondamentale non solo ai fini delle tasse, ma anche per accertarsi che la nuova sede sia idonea alla destinazione d’uso e alle norme previste dal piano regolatore;
- contattare le utenze: bisognerà non solo provvedere a staccare telefono, internet acqua, luce e gas nei vecchi uffici, ma anche allacciare le utenze (ricordando che spesso si tratta di tempistiche davvero lunghe), in modo che siano attive per la data di trasferimento;
- informare fornitori, clienti e collaboratori del cambio di sede: sarà importante che sappiano l’indirizzo dove trovarti e a partire da quale data.
Trasloco ufficio: cosa fare riguardo all’organizzazione
Trasloco ufficio: cosa fare? Una volta effettuate queste operazioni preliminari è il momento di entrare nel vivo dell’organizzazione. Da dove si parte?
Acquista in anticipo l’occorrente
Se non ti rivolgi ad un servizio specializzato in traslochi, è bene provvedere a reperire scatoloni, etichette colorate, nastro adesivo, pennarelli. Saranno degli alleati fondamentali quando si tratterà di impacchettare il materiale. In caso contrario, è probabile che sarà la ditta traslochi ad occuparsi di questo aspetto, alleggerendoti anche di questa incombenza.
Suddividi gli incarichi tra i tuoi collaboratori
Collaborare è un punto fondamentale per la buona riuscita di un trasloco.
Prima di tutto chiedi ai tuoi collaboratori di realizzare un inventario: strumenti e oggetti che utilizzano, ma anche documenti e cartelle alle quali stanno lavorando.
Ognuno dovrà essere responsabile della propria postazione/ufficio, in modo da ripartire al meglio il lavoro ed avere una supervisione più facile.
Rendi efficiente la nuova sede
Come abbiamo anticipato è fondamentale che a trasloco iniziato la nuova sede sia già pronta all’uso.
Per far sì che questo accada dovrai studiare con attenzione i tuoi spazi per capire dove posizionare i mobili, le scrivanie e le varie postazioni, anche in funzione dei punti luce e di corrente.
In caso le prese non siano sufficienti o posizionate in angoli scomodi, infatti, l’ideale è effettuare tutti i lavori prima dell’insediamento. E qui l’aiuto di personale specializzato può risultare davvero inestimabile.
Al via il trasloco
Il momento fatidico del trasloco di ufficio è arrivato: è ora di inscatolare.
Ovviamente, se ti affidi ad un servizio di sgombero uffici come La Margherita, non dovrai preoccuparti di niente. In caso contrario, con i nostri consigli potrai comunque cavartela senza impazzire troppo.
Suddividi il materiale in categorie e ricordati di contrassegnare ogni scatola in modo riconoscibile seguendo questi tips:
- utilizza etichette di colori differenti per indicare la categoria di elementi (cancelleria, documenti personali, burocrazia, strumenti di lavoro)
- scrivi il contenuto su ogni scatolone
- crea un elenco del contenuto di ciascuna scatola in modo che saprai ritrovare ogni oggetto in modo rapido
Un ultimo accorgimento: ora che la nuova sede è attiva ricorda di comunicare (se non l’hai già fatto) il cambio di indirizzo a tutti i clienti, fornitori e collaboratori esterni. Inoltre è buona norma fare un sopralluogo finale nella vecchia sede per verificare di non aver lasciato nulla di importante.
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